“Metrics drive behaviour”

C’est une expression que j’ai souvent entendue quand je travaillais en entreprise. Ce que l’on mesure détermine le comportement. S’il est vrai que cette phrase semble fort dirigiste, il n’en reste pas moins que ce n’est pas si faux.

Tout comme se donner un objectif de perte de poids peut nous motiver à faire du sport ou manger différemment, se donner des objectifs au niveau de notre entreprise va nous inciter à poser certaines actions plutôt que d’autres.

Dans l’article d’aujourd’hui, je vais vous montrer comment la mise en place d’un tableau de bord peut vous aider à atteindre vos objectifs.

Pourquoi mettre en place un tableau de bord

Avant de rentrer dans les détails, voyons déjà ce qu’est un tableau de bord.

Le tableau de bord est un outil de gestion. Il présente de manière synthétique et claire, et selon une périodicité définie, les activités et les résultats de l’entreprise sous forme d’indicateurs. Ceux-ci permettent de contrôler l’avancement et la réalisation des objectifs qui ont été fixés. Ils sont là également pour aider à prendre les décisions adéquates en fonction de la situation.

Le tableau de bord sert donc à piloter son entreprise, à l’amener là où on veut aller. C’est un outil indispensable à toute entreprise, quelle que soit sa taille !

Pré-requis indispensable : fixer des objectifs

Sans objectifs précis, il est difficile de développer son activité. Comment savoir quelles actions mener si on n’a pas de direction ?

Travailler par objectif est d’ailleurs tout aussi essentiel quand on travaille en coaching. On ne peut pas avancer si on n’a pas bien défini le ou les objectif(s) du coaching.

Et si les objectifs ne sont pas mesurables, cela ne sert à rien d’avoir des objectifs. Comment allez-vous savoir si vous avez atteint votre objectif s’il n’est pas possible de le mesurer ?

Fixer ses objectifs est donc la première chose à faire avant de mettre en place un tableau de bord.

Pour définir de “bons” objectifs, vous allez les passer à travers le filtre “SMART” :

S – Spécifique : votre objectif est-il spécifique, c’est à dire clairement défini ?

Par exemple : “Je souhaite augmenter le nombre de clients de 20%” est un objectif spécifique. “Avoir des clients” ne l’est pas vraiment. 

M – Mesurable : votre objectif peut-il être mesuré, quantifié ? Sans moyen de mesure vous ne saurez jamais si vous avez atteint votre objectif, ni si les résultats sont insatisfaisants ou, au contraire, au-delà de vos attentes.

“Je veux atteindre un chiffre d’affaires de 50.000 euros cette année” est mesurable alors que “je veux augmenter mon chiffre d’affaires” l’est beaucoup moins. En effet, si vous faites 1 euro de plus que l’année passée, vous l’aurez atteint mais est-ce vraiment ce que vous voulez ?

Sans mesures définies, il ne sera également pas aisé de mettre en place un tableau de bord.

A – Atteignable : est-ce que l’objectif est à votre portée ?

Disposez-vous des ressources (argent, temps, humaines) et compétences pour atteindre cet objectif ? Si ce n’est pas le cas, la réussite de cet objectif est déjà fortement compromise ou en tout cas compliquée.

R – Réaliste : est-ce que cet objectif est réaliste, c’est à dire est-ce que l’objectif est réalisable et pertinent par rapport à votre situation ?

A ne pas confondre avec atteignable ! Vous avez peut-être les moyens d’atteindre cet objectif (il est donc atteignable) mais ce n’est pas pour cela qu’il est réaliste pour vous.

Par exemple : avoir 100 prospects par mois si vous venez de commencer votre activité. C’est bien évidemment atteignable, mais pas vraiment réaliste dans votre situation actuelle.

T – Temporellement défini : est-ce que votre objectif a une date limite ? Déterminer une deadline est essentiel. En fixant une date limite on augmente la motivation et l’engagement, ce qui permet d’atteindre les objectifs.

Quels sont les types d’indicateurs à inclure dans un tableau de bord

Je recommande d’utiliser le tableau de bord pour suivre vos objectifs dans différents domaines, et pas uniquement pour la partie financière.

A côté du domaine financier, vous pouvez donc définir des critères à suivre en vente, en marketing, en prospection, etc.

Voici quelques exemples d’indicateurs dont vous pouvez vous inspirer.

Finances : chiffre d’affaires, marge, dépenses, bénéfice/perte, factures impayées, réalisé vs. budget pour différentes catégories, niveau de trésorerie, niveau d’épargne, etc.

Ventes : nombre de nouveaux clients, nombre de produits/services vendus par catégorie, etc.

Prospection : nombre de nouveaux prospects, participation à des activités de networking, demande de devis, nombre de séances découverte, etc.

Marketing : nombre d’abonnés à la mailing list, nombre de followers sur les réseaux sociaux, nombre de contacts LinkedIn, nombre d’articles de blog écrits, nombre de visites sur le site internet, engagements des personnes sur les réseaux sociaux, nombre de conférences données, visibilité des publicités, etc.

Ce ne sont que des exemples bien évidemment. N’oubliez-pas de baser les indicateurs sur vos propres objectifs et de les adapter à votre secteur d’activité !

Différentes façons de suivre ses objectifs

Il y a plusieurs façons de suivre les objectifs.

Vous pouvez fixer un objectif pour une période donnée : un objectif par mois ou par semaine, par exemple.

Vous pouvez aussi fixer un objectif à atteindre à la fin de l’année.

Si vous vous fixez un objectif par mois, par exemple un nombre de nouveaux clients, vous regarderez pour chaque mois le nombre de clients effectifs par rapport à l’objectif de clients.

Si vous avez fixé un objectif à atteindre à la fin de l’année, par exemple un chiffre d’affaires de X euros, vous regarderez l’évolution cumulée des chiffres d’affaires par mois.

En mars, vous regarderez donc la somme des chiffres d’affaires de janvier + février + mars. Pour avoir une idée de là où vous vous situez par rapport à l’objectif final, divisez celui-ci par 12 et multipliez-le par le nombre de mois écoulés. Dans notre exemple, 3 puisque nous sommes en mars.

Pour certains indicateurs, regarder l’évolution cumulée a plus de sens (par exemple, pour le chiffre d’affaires). Pour d’autres, regarder la situation par mois est plus intéressante et la somme cumulée ne représente rien (par exemple pour le nombre d’abonnés à votre mailing list).

Quoiqu’il en soit c’est toujours l’objectif final qui va définir le type d’indicateurs à regarder, sa fréquence et la façon de le calculer.

Comment faire le suivi

Une fois par mois (au minimum), regardez pour chaque indicateur le résultat pour la période et faites la comparaison par rapport aux objectifs que vous vous êtes fixés pour cette période.

Si vous constatez un écart, prenez-le temps de l’analyser : quelle en est la cause ? quelle action faut-il mettre en place pour rectifier le tir si nécessaire ? faut-il adapter l’objectif ?

Le plus simple pour faire le suivi est un tableau dans Excel ou autre logiciel du genre. Pas besoin de quelque chose de sophistiqué. L’important c’est de suivre la progression, pas d’avoir un tout beau fichier ! (auto-recommandation, car je suis de celles qui adorent mettre des couleurs et avoir des “beaux” tableaux ;))

Maintenant que vous savez comment définir des objectifs et mettre un tableau de bord en place, voyons les 3 erreurs à ne pas faire avec un tableau de bord :

1/Avoir trop d’indicateurs (et/ou trop d’objectifs)

Avoir des objectifs SMART est une chose, mais il faut aussi que les objectifs aient du sens.

Est-ce que tous les objectifs sont nécessaires ? Est-ce qu’ils vous aident vraiment à aller là où vous voulez ?

Avoir trop d’objectifs et/ou trop d’indicateurs ne va pas vous aider. Non seulement, cela va vous demander beaucoup plus de temps pour les suivre (et préparer le tableau de bord) mais vous allez aussi perdre le focus. Vous allez en effet vous focaliser sur trop d’éléments et vous éparpiller dans tous les sens.

Dans ce cas-ci, comme souvent d’ailleurs, “less is more”. Il vaut mieux 5 excellents indicateurs que 20 moyens.

2/ Ne pas les suivre régulièrement

Avoir un tableau de bord que vous ne mettez pas à jour et que vous ne regardez jamais n’a aucun sens. Ne perdez pas votre temps à le créer si vous ne comptez pas l’utiliser.

Comme je vous le disais au début, c’est un outil de pilotage. Il doit donc être mis à jour au minimum une fois par mois.

Et ensuite analysé sérieusement :

– Où sont les écarts ?

– Quels objectifs sont atteints ou pas ?

– Y-a-t-il des indicateurs qui ne sont plus pertinents ?

 

C’est un outil vivant et qui bouge avec votre entreprise!

Ce qui m’amène à la 3e erreur.

3/ Ne pas adapter le tableau de bord à la situation si elle change

Le tableau de bord et les objectifs sont un cadre, un moyen d’atteindre ce que vous souhaitez pour votre entreprise. Ce cadre ne doit pas être rigide et “figé dans la pierre”.

Le tableau de bord se doit d’être un cadre flexible dans lequel vous faites les changements adéquats si la situation le demande.

> Si un indicateur n’a plus de sens, arrêtez de le suivre et remplacez-le par quelque chose de plus pertinent.

> Si vous dépassez dès le premier mois l’objectif fixé, ajustez-le en augmentant les ambitions.

 

C’est un outil précieux pour toute cheffe d’entreprise qui doit être à votre service, et pas le contraire !

 

Si vous avez envie d’être accompagnée pour mettre ce genre d’outil en place pour votre business, n’hésitez-pas à me contacter et discutons-en ensemble !

 

(*) Je fais le choix conscient d’écrire mes articles au féminin, pas parce que les sujets sont typiquement féminins (bien au contraire) mais parce que j’accompagne principalement les femmes entrepreneures et que c’est à elles que j’ai envie de m’adresser prioritairement. Messieurs, ne passez pas pour autant votre chemin, je suis certaine que le contenu peut tout autant vous éclairer.

Cet article vous a plu ? Ne manquez pas les suivants et recevez-les directement dans votre boîte mail en vous abonnant à ma newsletter :