Ca y est, vous vous êtes décidée(*) à mettre en place un budget annuel !

Vous avez déjà fait les prévisions sur le chiffre d’affaires mais vous bloquez un peu sur l’aspect ‘dépenses’. Vous avez en effet peur d’oublier quelque chose et n’êtes pas certaine d’avoir bien tout pris en compte.

Plus de stress ! Cet article est fait pour vous !

Si vous n’êtes pas encore à ce stade-là et que vous ne savez pas par quoi commencer je vous invite à découvrir l’article : Les 3 étapes pour mettre en place un budget (et une 4e à ne pas oublier après ! ) 

Pourquoi travailler avec des catégories de dépenses ?

Lorsque vous établissez votre budget et que par après vous allez suivre les dépenses réelles et les comparer à vos prévisions, il sera beaucoup plus facile d’avoir des regroupements de dépenses plutôt qu’une longue liste de dépenses une par une.

Vous vous y retrouverez mieux, et surtout vous pourrez identifier aisément comment se répartissent vos dépenses et dans quelles catégories se situent les plus grandes déviations.

Avoir une liste énorme de catégories n’a aucun intérêt car cela va compliquer l’exercice inutilement.  

Voici ce que je considère comme les 15 catégories de dépenses principales à prendre en compte pour estimer votre budget.

  • Immobilier/bureaux
  • Frais de déplacements
  • Marketing
  • Formation
  • Frais informatiques/communication
  • Frais de fonctionnement
  • Prestataires de services externes
  • Frais de représentation
  • Voyages à l’étranger
  • Taxes
  • Assurances
  • Rémunérations et charges sociales
  • Charges financières
  • Approvisionnements et marchandises
  • Machine, outillage et matériel

Ces catégories s’adaptent à différents types de business mais il est tout à fait normal que certaines ne seront pas d’application pour vous spécifiquement.

Par exemple, la catégorie “marchandises” ou “matériel” sera pertinente pour une activité de création ou de ventes de produits mais pas pour une entreprise de coaching en entreprise.

Note : ce sont des catégories pour préparer un budget, ce ne sont pas les dénominations précises telles que vous les retrouverez dans votre comptabilité. Néanmoins cette liste s’inspire des catégories que l’on trouve dans les plans comptables. J’ai par contre simplifié certaines terminologies pour réduire l’aspect “jargon comptable”.

Voyons un peu plus en détails quelques exemples de types de frais qui se trouvent derrière ces catégories :

  1. Immobilier/bureaux

Cette catégorie inclut entre autres les frais de loyers, d’abonnement pour un coworking ou des charges locatives.

 

  1. Frais de déplacements

Vous prévoirez ici les charges pour la voiture (leasing, carburant) ou des dépenses pour les transports en commun ou encore les parkings.

 

  1. Marketing

Dans cette catégorie vous avez, entre autres, les dépenses liées au site internet, les frais pour créer des brochures, pour faire des publicités ou pour organiser une conférence par exemple.

Personnellement, j’y inclus également les dépenses que je fais pour participer à des évènements de networking.

 

  1. Formation

Dans la catégorie “formation” vous indiquerez toutes les dépenses prévues pour participer à des formations ou des conférences, faire des coachings ou encore acheter des livres ou des revues professionnelles.

 

  1. Frais informatiques/communication

Ce sont les dépenses liées à tout ce qui concerne l’informatique ou la téléphonie et internet (abonnement téléphone mobile, abonnement internet, achat d’une imprimante, etc.).

  1. Frais de fonctionnement

A inclure ici les montants liés aux frais de fonctionnement divers de votre business : achats de fournitures de bureau ou de petit matériel par exemple. 

  1. Prestataires de services externes

Dans cette catégorie vous allez mettre toutes les charges liées à vos prestataires de services : comptable, assistance administrative, consultance, etc.

  1. Frais de représentation

Si vous allez régulièrement au restaurant avec vos clients par exemple, c’est dans cette catégorie que vous allez inclure les prévisions.

  1. Voyages à l’étranger

Les prévisions de dépenses liées à vos voyages business à l’étranger seront indiquées dans cette catégorie.

  1. Taxes

Ici vous allez inclure les montants liés aux taxes que vous devez payer pendant l’année : taxes professionnelles, taxes liées à votre véhicule professionnel, taxes immobilières si vous avez un immeuble professionnel, etc.

  1. Assurances

Cette catégorie couvre les différentes assurances professionnelles que vous pouvez avoir, comme par exemple : responsabilité civile/professionnelle, assurance pension professionnelle, assurance accident/invalidité, assurance revenus de remplacement

  1. Rémunérations et charges sociales

Si vous avez du personnel et payez des rémunérations c’est ici que vous ferez les prévisions.

Si vous êtes seule, incluez vos montants estimés pour les cotisations sociales.
N’hésitez pas à faire appel à votre secrétariat social pour vous aider dans ces calculs.

Et n’oubliez pas non plus de vous prévoir un salaire (même minime) dès le début de votre activité !

 

  1. Charges financières

Vous indiquerez dans cette catégorie les frais bancaires par exemple, ou encore les remboursements de crédits liés à votre activité professionnelle si vous avez.

  1. Approvisionnements et marchandises

Cette catégorie ne s’applique à priori pas pour vous si vous avez une activité de prestations de services en coaching ou en consultance par exemple.

Si par contre, vous avez une entreprise qui fait de la création ou si vous avez un commerce, ce poste de dépenses sera bien évidemment essentiel !

 

  1. Machine, outillage et matériel

Tout comme pour la catégorie précédente, celle-ci ne sera pas d’application pour certaines catégories de business.

Pour préparer les prévisions

Pour faire l’estimation des montants pour ces différentes catégories, basez-vous sur les dépenses du passé, sur ce que vous avez déjà prévu ainsi que sur les dépenses que vous devez absolument faire dans les prochains mois. Vous allez aussi inclure les investissements souhaités pour l’année.

Votre comptable peut également vous aider à faire certaines estimations.

Important : N’oubliez-pas de considérer les montants hors TVA si vous êtes assujettie à la TVA.

Vous êtes “assujettie” si vous rentrez tous les mois ou trimestre une déclaration de TVA dans laquelle est calculée le montant de TVA que vous devez payer et qui est égal à la TVA due sur vos prestations dont est déduite la TVA relative à vos dépenses professionnelles.

Si vous ne récupérez pas la TVA sur vos dépenses professionnelles, je vous recommande de faire les calculs avec le montant total (TVAC).

Pas envie de le faire seule ?

Si, comme mes clientes, vous préféreriez faire cet exercice de budget en étant accompagnée, n’hésitez-pas à prendre rendez-vous pour une séance découverte avec moi pour discuter de votre situation personnelle.

 

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      (*) Je fais le choix conscient d’écrire mes articles au féminin, pas parce que les sujets sont typiquement féminins (bien au contraire) mais parce que j’accompagne principalement les femmes entrepreneures et que c’est à elles que j’ai envie de m’adresser prioritairement. Messieurs, ne passez pas pour autant votre chemin, je suis certaine que le contenu peut tout autant vous éclairer.