Le classement des documents est probablement une des tâches administratives les plus rébarbatives pour la plupart d’entre nous. Tellement peu passionnante que c’est une des actions sur lesquelles on procrastine régulièrement.

Et pourtant, perdre son temps à rechercher un document important dans l’urgence ou travailler sur un bureau jonché de papiers n’a rien d’agréable.

En fait, le classement c’est un peu comme la lessive. On n’aime pas vraiment le faire, mais on apprécie avoir ses vêtements propres dans l’armoire quand on doit choisir une tenue le matin.

Peut-être avez-vous décidé de prendre enfin en main cette pile de papiers et de documents qui s’est accumulée depuis des mois ?

Si c’est le cas, vous allez certainement apprécier les 5 astuces que je vous partage aujourd’hui : elles vont vous faciliter votre classement et par la même vous simplifier la vie.

Et si la tâche ‘classement’ vous rebute encore, j’espère que ces astuces vont vous aider et vous motiver !

“Régulière tu seras”

Comme pour la lessive, plus vous allez laisser les choses s’empiler et plus cela vous semblera être une montagne à gravir. A partir de maintenant, fini les séances interminables de classement une fois par an ou même par trimestre!

Prenez l’habitude de classer les documents dès qu’ils ont été traités. On évite donc les piles “à classer”, on classe directement. Et oui 😉

Tout comme pour le suivi de ses finances, je recommande de gérer son administratif une fois par semaine, idéalement à un jour fixe pour que cela devienne une routine automatique. Plus on le fait régulièrement, plus vite cela va. Vous verrez qu’en une heure vous aurez déjà traité beaucoup plus que vous ne l’imaginiez.

Si vous ne l’avez pas encore, je vous invite d’ailleurs à télécharger la checklist des 7 actions à faire chaque semaine pour suivre ses finances comme une pro en moins d’une heure. Le classement fait partie de ces actions à faire toutes les semaines pour vous simplifier la vie.

CHECKLIST GRATUITE à télécharger :

"7 actions pour suivre ses finances comme une pro...en moins d'1 heure"

    “Tes documents un minimum tu manipuleras”

    Pour que le classement soit facile à mettre en place et à entretenir, utilisez des contenants fonctionnels, c’est à dire demandant le moins de manipulation possible (maximum 2-3 gestes).

    Si pour classer une facture, vous devez aller chercher un tabouret, grimper dessus, attraper une caisse, ouvrir la caisse, prendre le classeur dedans, ouvrir le classeur, etc… vous imaginez bien que vous n’allez pas tenir longtemps, et qu’une pile “à classer” va immanquablement se former.

    Prenez donc une solution de rangement qui soit facile et adaptée à votre environnement : dossiers suspendus, classeurs, boîtes avec chemises en plastique… Le choix ne manque pas.

    Le plus important : facilité et manipulation minimale.

    “Le côté professionnel et personnel tu sépareras”

    Quand on est indépendante (*), nous passons parfois du domaine privé au côté professionnel plusieurs fois dans la journée. Cela fait partie de la flexibilité qu’offre l’entrepreneuriat.

    Au niveau du classement par contre, il est indispensable de bien séparer les deux. Je vous conseille donc d’avoir des solutions de rangement différenciées pour vos documents professionnels et personnels.

    Si vous êtes en société, c’est encore plus important. On ne mélange pas l’administratif de la société avec l’administratif personnel (tout comme on ne mélange pas les comptes entre les deux).

    “L’indispensable uniquement tu conserveras”

    Il n’est pas nécessaire de tout garder, et donc de tout classer.

    Réfléchissez à deux fois avant de conserver un document (physique ou électronique) :

    – En ai-je vraiment besoin ?

    – Est-ce utile pour moi de le garder ?

    – Dois-je légalement le conserver ?

    – Est-il impossible de retrouver cette information facilement ailleurs sans devoir garder le document moi-même ?

    Si la réponse est non, pas besoin de tergiverser : on jette … et on a donc une chose en moins à classer !

    Physiquement et électroniquement, la même logique tu garderas”

    Il est important d’avoir la même logique (arborescence de classement) et donc les mêmes catégories pour les documents physiques et pour les documents électroniques !

    Le choix des catégories de classement est quelque chose d’assez personnel et dépendra de vos besoins et de votre situation individuelle. Cela dépendra aussi de la façon dont vous raisonnez pour retrouver un document et doit correspondre à votre propre logique.

    Gardez néanmoins en tête qu’il faut que quelqu’un d’autre (membre de la famille, collaborateur/trice,…) puisse s’y retrouver également si vous souhaitez déléguer une partie de la gestion des documents.

    L’important : restez simple ! Pas besoin d’avoir 50 catégories et autant de sous-catégories. Soyez précise mais pas forcément super méticuleuse non plus. Il vaut mieux une catégorie plus large mais bien rangée que 15 mini-dossiers en désordre.

    Voici une suggestion de catégories pour les documents professionnels dont vous pouvez vous inspirer (liste non exhaustive) :
    – Comptabilité (avec sous catégories : achats, ventes, banques, tva, …)
    – Fournisseurs
    – Assurances
    – Contrats
    – Clients
    – Projets en cours
    – Projets terminés
    – Documentations

    Surtout on évite absolument la catégorie “divers” ou “autres” car elle deviendra tôt ou tard l’endroit fourre-tout où personne ne retrouvera plus rien.

    Pour terminer

    Voyez l’action de classer comme une activité qui va vous aider à gagner du temps. Certes, ce n’est pas hautement passionnant, mais la satisfaction et la sérénité que vous allez en retirer vont sans aucun doute compenser cette impression !

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      (*) Je fais le choix conscient d’écrire mes articles au féminin, pas parce que les sujets sont typiquement féminins (bien au contraire) mais parce que j’accompagne principalement les femmes entrepreneures et que c’est à elles que j’ai envie de m’adresser prioritairement. Messieurs, ne passez pas pour autant votre chemin, je suis certaine que le contenu peut tout autant vous éclairer.