Connaissez-vous l’origine du mot ‘budget’ ?

La “bouge” désignait au Moyen Âge le sac (ou le coffre) dans lequel le voyageur emportait ses effets personnels.

Le terme bougette (petite bouge) a été repris par les Anglais après la Guerre de Cent Ans…et a donné le mot “budget” que nous utilisons encore aujourd’hui.

La notion de budget ne nous est pas étrangère. Nous y sommes confrontées(*) au quotidien à travers la gestion des dépenses familiales ou d’un projet important comme des travaux dans une maison ou un grand voyage, et nous entendons aussi parler régulièrement du budget de l’Etat dans les médias, par exemple.

Mais est-ce la même chose pour une entreprise ?

Sur le principe, c’est assez semblable. Mais ce qu’on y inclut est forcément différent, et plus ou moins complexe en fonction des situations et des entreprises. Dans cet article, je ferai l’hypothèse que l’on parle du budget d’une entrepreneure (indépendante/TPE/micro-entreprise).

Concrètement alors, c’est quoi un budget ?

Un budget est un “état prévisionnel des dépenses et des recettes d’une entreprise, d’un Etat, d’une collectivité territoriale, d’une institution, d’une association, de tout agent économique, d’un particulier“.

Pour une entreprise, le budget est, entre autres, un outil de gestion prévisionnelle et une aide au pilotage. C’est un outil indispensable pour la dirigeante d’entreprise.

Et vous ? Avez-vous préparé un budget pour votre business cette année ?

Il y a de grandes chances que, si vous lisez cet article, vous n’en ayez pas fait. Vous n’êtes pas seule, beaucoup d’entrepreneures n’en font pas.

Pourquoi autant d’entrepreneures ne préparent-elles pas de budget pour leur business ?

Certaines n’en font pas parce qu’elles n’ont pas le temps, qu’elles n’y voient pas l’utilité, ou qu’elles trouvent cela fastidieux ou compliqué. Certaines estiment que c’est un exercice qui n’est valable que pour les moyennes ou grandes entreprises.

Mais la majorité d’entre elles ne le fait tout simplement pas parce qu’elles ne savent pas comment faire, qu’elles n’ont aucune idée de ce qu’il faut inclure ni comment faire une bonne évaluation des différents postes de dépenses ainsi qu’une estimation des revenus futurs.

Pourquoi avoir un budget est important ?

Un budget est indispensable pour savoir où l’on va et comment y aller. Il est là pour vous donner une certaine ligne de conduite. C’est un cadre, qui permet d’avoir des balises. Même si cela ne signifie pas non plus que cela doit être rigide.

Un budget permet de voir plus clair, d’avoir un plan, une direction. Il montre aussi si, basé sur les hypothèses que l’on prend, l’entreprise est rentable ou pas.

Il permet aussi d’anticiper des périodes où la trésorerie risque d’être un peu plus tendue et donc de mettre en place des actions préventives.

C’est donc également un outil de prise de décision pour la dirigeante.

Bref, vous l’aurez compris, avoir un budget est pour moi indispensable pour toute entrepreneure, quelle que soit la maturité ou le chiffre d’affaires de son activité.

MAIS ALORS, COMMENT METTRE EN PLACE CE FAMEUX BUDGET ? PAR QUOI COMMENCER ?

ETAPE 1 : Estimer le chiffre d’affaires pour l’année et se donner un objectif

C’est en général la partie la plus difficile. Mais ce n’est pas une raison pour ne pas le faire non plus 😉

Pour faire l’estimation du chiffre d’affaires (C.A.) de l’année, prenez comme base celui de l’année précédente si vous en avez un. En vous basant là-dessus, quel est le montant que vous pouvez faire sans trop de difficulté chaque mois/trimestre ? La somme de tout cela sera votre chiffre d’affaires de base pour cette année.

A ce montant de base vous allez rajouter ce que vous estimez pouvoir faire en plus en fonction des différentes activités stratégiques et de marketing que vous avez prévues au cours de l’année. Notez les hypothèses que vous prenez en faisant vos calculs. Elles vous seront utiles lors des checkpoints trimestriels et semestriels pendant lesquels vous regarderez les tendances et modifierez si nécessaire les stratégies en place.

Et comme l’être humain est souvent de nature prudente mais néanmoins motivé par le ‘challenge’, je vous invite à arrondir le résultat obtenu vers le haut. Si vous êtes arrivée à une estimation de 47.000 par exemple, donnez-vous 50.000 comme objectif de chiffre d’affaires ! Ce sur quoi on porte son attention grossit, donc avoir un peu d’ambition dans l’objectif du chiffre d’affaires est une bonne motivation !

Comment faire si vous n’avez pas de chiffre d’affaires de référence ?

Faites une estimation de ce qu’il vous semble réaliste de faire. Par réaliste, j’entends, ni trop optimiste ni trop pessimiste.

Par exemple, si le prix de ce que vous vendez (service ou bien) est en moyenne de 500 euros et que vous débutez, il n’est par exemple pas très raisonnable de se dire que vous allez dès le premier mois faire un C.A. de 10.000 euros, car cela sous-entend que vous devrez trouver et vendre à 20 clients minimum dès le commencement. Ce n’est bien évidemment pas impossible, mais quand on fait des projections il vaut mieux être réaliste, quitte à réajuster les prévisions d’ici quelques mois.

A l’inverse, prévoir 500 euros de chiffre d’affaires pendant les 6 premiers mois n’est pas très réaliste non plus. Si vous ne pensez pas faire plus d’une vente par mois, êtes-vous vraiment convaincue par votre offre ? Si vous ne l’êtes pas, vos (futurs) clients ne le seront pas non plus, ne l’oubliez pas !

Attention, le chiffre d’affaires se calcule hors TVA puisque la TVA que vous facturez à vos client.e.s  sera due à l’Etat, après déduction du montant de TVA que vous avez payé pour vos dépenses professionnelles.

ETAPE 2 : Faire l’estimation des différents postes de dépenses

Vous allez faire la liste des différents postes pour lesquels vous avez des dépenses et voir les montants à prévoir pour l’année pour ces différents postes. Ici aussi, voir ce que vous avez dépensé dans le passé est une bonne base pour estimer des montants réalistes. Vous les ajusterez en fonction de la situation actuelle, des augmentations de prix attendues, etc.

Voici quelques exemples de catégories à prendre en compte: loyer (bureaux/magasin), eau/gaz/électricité, leasing voiture, carburant, abonnement téléphone, formations/coachings, hébergement site internet, fournitures de bureaux, comptable, assurances, matières premières et marchandises, etc…

La liste est longue et les catégories de dépenses sont bien évidemment différentes en fonction du type d’activité que vous exercez ou si vous vendez des biens ou offrez des services.

Parmi ces différentes catégories vous allez identifier les charges fixes, les frais variables et les investissements que vous souhaitez faire pendant l’année.

Charges fixes

Quels sont les montants fixes que vous avez à payer (tous les mois/trimestres/semestres/ans) ? Ce sont des montants qui ne changent pas quel que soit le niveau de votre C.A. et que vous devrez payer d’office.

Frais variables

Ce sont les frais qui, par définition, peuvent varier, soit en fonction du niveau de l’activité (par exemple les matières premières) soit parce que vous avez la flexibilité de décider du montant que vous voulez allouer à ce poste de dépenses (par exemple les livres ou les formations).

N’oubliez-pas non plus de budgéter vos cotisations sociales et les taxes et impôts que vous devrez payer !

Quels sont les investissements que vous voulez faire ?

A côté des dépenses fixes et variables, vous allez également lister l’ensemble des investissements que vous souhaitez faire pour votre entreprise au cours de l’année. Par exemple : refaire complètement le site internet, acheter du nouveau matériel, faire une formation,…

La somme de tout ceci constitue vos besoins financiers pour l’année.

ETAPE 3 : Evaluer ses ressources financières

L’ensemble de vos ressources financières devra donc couvrir ces besoins que vous avez estimés.

Le chiffre d’affaires que vous allez générer est une de ces ressources (et devrait être la principale ressource le plus vite possible). Mais si l’ensemble de vos besoins est supérieur à votre chiffre d’affaires, il faudra envisager des apports extérieurs (prêt bancaire, apport personnel, financements alternatifs, etc..).

Avoir la vue sur les prévisions de chiffres d’affaires et sur l’ensemble de vos dépenses vous montrera aussi si votre activité est rentable ou pas (encore). Vous aurez maintenant une base factuelle pour prendre certaines décisions : comment pouvez-vous augmenter votre chiffre d’affaires et/ou réduire certains coûts si nécessaire ?

ETAPE 4 : Et après, on fait quoi ?

Maintenant que vous avez préparé votre budget, l’idée n’est pas, bien entendu, de le laisser bien au chaud dans un coin de votre ordinateur.

Pour être utile à la gestion de votre entreprise, le budget demande un suivi permanent.

Voici les 3 choses que je vous recommande de faire :

> Tous les mois : comparez le réalisé (C.A. et dépenses) avec les projections de votre budget

> Tous les trimestres : regardez la tendance des 3 à 6 derniers mois. Est-ce que vous vous rapprochez ou vous vous éloignez de vos objectifs ? Retravaillez votre budget si les écarts sont vraiment très importants.

> Tous les semestres : revoyez votre stratégie. Qu’est-ce qui a marché ces 6 derniers mois ? Que faut-il changer/ continuer/ arrêter/ commencer ?

J’espère que ces différents conseils vous auront donné la motivation pour mettre en place votre budget!

N’oubliez-pas : faites-vous confiance et utilisez votre bon sens !

Et si ce n’est vraiment pas votre tasse de thé et que vous aimeriez être aidée dans ce processus, n’hésitez-pas à vous faire accompagner. Contactez-moi et nous en discuterons ensemble.

 

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    (*) Je fais le choix conscient d’écrire mes articles au féminin, pas parce que les sujets sont typiquement féminins (bien au contraire) mais parce que j’accompagne principalement les femmes entrepreneures et que c’est à elles que j’ai envie de m’adresser prioritairement. Messieurs, ne passez pas pour autant votre chemin, je suis certaine que le contenu peut tout autant vous éclairer.